Hoe we ontwikkeling, afstemming en verbinding creëerde in een team

Soms raakt een team zo verstrikt in de waan van de dag dat ontwikkeling en onderlinge verbinding op de achtergrond raken. Dat gold ook voor het team ‘hoofden behandeling’ van de Van der Hoeven Kliniek, locatie de Voorde. Zij wilden niet alleen uit die dagelijkse drukte stappen, maar ook als team sterker en meer verbonden worden.

Met die wens zijn we aan de slag gegaan. Niet met een standaard aanpak, maar met ons vernieuwde Blanco Team Ontwikkelprogramma (BTO). In dit traject draait alles om het creëren van vertrouwen, richting en samenwerking – en dat allemaal met een duidelijke focus op duurzame ontwikkeling. Hoe we dit aanpakten en welke resultaten we samen hebben behaald? We nemen je graag mee in deze inspirerende casus.

Wie is ‘Van der Hoeven Kliniek’?

‘Van der Hoeven Kliniek’ is een centrum voor klinische forensische psychiatrie voor mensen aan wie de rechter tbs (terbeschikkingstelling) met dwangverpleging heeft opgelegd. Maar ook verblijven er mensen met een zorgmachtiging. Het zijn mensen met psychische stoornissen waarvan een groot deel verslavingsproblemen had of nog heeft. Mede hierdoor hebben zij een ernstig misdrijf gepleegd waar een gevangenisstraf van minimaal 4 jaar op staat. Na gevangenisstraf volgt er voor die mensen een verplichte opname in een forensisch-psychiatrisch centrum zoals Van der Hoeven Kliniek.

Blanco is met specifiek de locatie ‘de Voorde’ het ontwikkeltraject gestart.

Hoe richten we ons minder op de waan van de dag en meer op ontwikkeling en onderlinge verbinding?

Het team ‘hoofden behandeling’ bestaat uit negen behandelaars die in verschillende teams sturing en richting geven. Eenmaal per week komen zij bij elkaar voor een inhoudelijk overleg. Tijdens dit overleg wordt er veel gesproken over de waan van de dag en de problemen op casusniveau. Maar zij gaven zelf aan nauwelijks te spreken over onderwerpen gericht op de langere termijn, zoals: visie, samenwerking, ontwikkeling en ondersteuning. Terwijl daar wel de behoefte naar was!

Het team erkent dat ze zich te veel richten op de waan van de dag; de acute en zeer belangrijke zaken. Met als gevolg het ervaren van stress en druk, wat uiteindelijk zorgt voor meer verwijdering binnen het team in plaats van verbinding en afstemming.

Wij stelden het team de volgende vraag: “Aan welk team voelen jullie je het meest verbonden?”. De focus van de behandelaren lag op het team waaraan zij leiding gaven. Hierdoor kwam het eigen team ‘hoofden behandeling’ op de tweede plek te staan. Het effect? Verwijdering en eilandjesvorming in plaats van elkaar ondersteunen en samenwerken. Op de werkvloer zorgde dit ervoor dat de kwaliteit van de zorg onder druk kwam te staan.

De ondersteuningsvraag:
Het veranderverlangen en de bereidheid in het team was aanwezig. De ondersteuningsvraag luidde als volgt: “Ondersteun ons team met een ontwikkeltraject om samen ontwikkeling, afstemming en verbinding te creëren. Met als resultaat dat het team behandelaren op de eerste plek staat en op basis van vertrouwen effectief en resultaatgericht werkt. Wat uiteindelijk moet zorgen voor een continue ontwikkeling van kwaliteit van de zorg.

Ontwikkelroute: ontwikkelen vanuit 7 kritische vragen

Samen met het team zijn we aan de slag gegaan met ons vernieuwde blanco team ontwikkelprogramma (‘BTO’). We zijn met dit ontwikkeltraject voor één jaar betrokken bij het team waardoor we ze intensief kunnen blijven ondersteunen.

Vooraf formuleerde het team hun droom waardoor het doel van het team voor iedereen helder werd. Door het ontwikkeltraject te doorlopen kwamen we steeds dichter bij die droom.

We zijn gestart met een workshop van twee dagen waarin 7 kritische vragen centraal stonden:

1) Waarom bestaan we?
2) Welke beweging willen we creëren?
3) Wat vinden wij belangrijk?
4) Hoe gedragen we ons?
5) Wat zou ons kunnen helpen?
6) Wat is op dit moment belangrijk?
7) Wie doet wat?

Het bijzondere aan dit traject is dat we ons vernieuwde concept hebben toegepast. We gebruikten tijdens de trainingsdagen grote ontwikkelposters waardoor het team de antwoorden op de vragen direct kon invullen. Het resultaat van deze werkwijze is een visie voor het komende jaar, overzichtelijk op één A4 poster. Zo creëert het team letterlijk en figuurlijk beweging en een helder beeld van de toekomst. Klik op de link voor een fictief voorbeeld van een visie traject op A4.

Het resultaat: één team door verbinding en vertrouwen

Het loslaten van de waan van de dag was de eerste uitdaging om focus te houden op het plan. Dat is gelukt! Het eerste resultaat van het traject is dat verbinding en vertrouwen in elkaar is ontstaan. Hierdoor werkt het team nauwer samen en is er meer openheid en diepgang. Het team is, naar eigen zeggen, meer één team dan zij zelf hadden gedacht. Zo werken de behandelaren zelfstandig en autonoom, maar durven zij ook kritisch naar elkaar te zijn. Ze hebben een visie op inhoudelijke zorg waar alle teamleden zich in kunnen vinden. Dit zorgt ervoor dat ze besluitvaardiger en resultaatgerichter zijn.

De focus voor de rest van het jaar

De eerste successen zijn behaald, maar we blijven het team het komende jaar nog ondersteunen. Er staan 11 bijeenkomsten gepland waarin verschillende (door het team aangedragen) thema’s aan bod komen, bijvoorbeeld: persoonlijke geschiedenis, Enneagram, team effectiviteit, communicatie en feedback.

Daarnaast staan we elke bijeenkomst stil bij de successen en teleurstellingen en monitoren we de behaalde resultaten met behulp van trajectmonitor. Hierin worden afzonderlijk alle doelen en acties gescoord door kleur te bekennen. Het team bekent kleur door alle houdingsaspecten te scoren die bijdragen aan het bouwen van een hecht team.

We zijn nu al trots op dit project en gaan ervan uit dat we samen met Van der Hoeven Kliniek nog meer successen behalen.

René van Koningsbruggen

René van Koningsbruggen is mede-eigenaar van blanco-organisatieontwikkeling en een ervaren Triple-C trainer. Hij begeleidt teams en organisaties binnen de complexe zorg, met een focus op het creëren van perspectief en ontwikkeling. Zijn aanpak is optimistisch, kritisch en sensitief, waarbij hij uitgaat van vertrouwen en de overtuiging dat ieder mens handelt vanuit de juiste intentie. René’s missie is om beweging te brengen waar het vastloopt en zichzelf uiteindelijk overbodig te maken.

Volg mij op LinkedIn

Praktijkcasus

Samen naar een sterker team Thomashuis Asperen

Hoe maak je van een team meer dan een groep collega’s? Hoe zorg je voor vertrouwen, verbinding en een gezamenlijke focus? Dat waren de vragen waarmee Thomashuis Asperen bij Blanco aanklopte. Het team stond onder druk door de toenemende zorgzwaarte en hogere werkdruk. Samen met ons gingen ze aan de slag om een krachtig en inspirerend teamplan te ontwikkelen – een visie voor de toekomst, met concrete doelen en acties.

In deze casus delen we hoe we het traject samen met Thomashuis Asperen hebben doorlopen. We laten zien welke thema’s centraal stonden, hoe het team stappen heeft gezet in vertrouwen en samenwerking, en welke resultaten dit heeft opgeleverd. Het verhaal van een team dat weer écht een team werd.

Wat is Thomashuis Asperen?

Thomashuis Asperen is een zo gewoon mogelijk huis voor volwassenen met een verstandelijke beperking. In een Thomashuis wonen 8 à 9 mensen die op een zo gewoon mogelijke manier met elkaar samenleven. Even relaxen in de tuin, samen TV kijken of met elkaar aan tafel de dag doornemen; het lijkt in vele opzichten wel een beetje op het leven in een groot gezin. De inrichting, de sfeer en de manier van met elkaar omgaan maken dat er één gevoel overheerst zodra je binnenstapt: de bewoners van het Thomashuis zijn hier thuis en hebben het goed met elkaar.

Thomashuis Asperen is gestart door twee zorgondernemers, Sandra den Besten en Linda Hardeman. Ze worden daarbij ondersteund door een toegewijd team van zes zorgprofessionals dat zich helemaal herkent in de Thomashuis-visie. Gezamenlijk verlenen zij zorg aan de bewoners met een verstandelijke beperking. Zij hebben één doel: ervoor zorgen dat de bewoners gelukkig zijn.

Waarom heeft Thomashuis Asperen blanco ingeschakeld?

Als zorgondernemers ervoeren Linda en Sandra dat de zorg zwaarder was geworden, de werkdruk hoger en dat het team meer ondersteuning nodig had. Mede daardoor stond de samenwerking en de onderlinge communicatie onder druk. Linda en Sandra kregen onvoldoende grip op het team.

Linda en Sandra kenden René persoonlijk vanuit een eerder ontwikkelingstraject waarin hij hen heeft ondersteund. Blanco hebben zij vanaf dat moment gevolgd op social media. De kennis die zij hier opdeden heeft bijgedragen aan de keuze om blanco in te schakelen. René hebben zij ervaren als helder, recht door zee, betrouwbaar en makkelijk om mee te werken. Hij gaf heldere handvatten en deed dit alles zonder te oordelen.

Om ervoor te zorgen dat een team in een fijne sfeer en op basis van vertrouwen samenwerkt is er een eenduidig, helder beeld op de toekomst belangrijk. Om dit te realiseren hebben wij het blanco teamontwikkelingstraject ingezet. De thema’s die in dit ontwikkelingstraject sterk naar voren kwamen waren communicatie een samenwerking. Hierbij stonden de onderstaande punten centraal:

• Het bouwen aan een stevig team op basis van vertrouwen en verbinding
• Het creëren van een cultuur van ‘samen’ waar elkaar onvoorwaardelijk ondersteunen vanzelfsprekend is
• Persoonlijke verantwoordelijkheid kunnen en durven nemen
• De rollen en verantwoordelijkheden binnen het team helder krijgen
• Een eenduidige visie creëren
• Cliënten gelukkig en een goed leven bieden

Vragen die hierbij naar voren kwamen waren:

• Hoe gaan we van een wij-zij cultuur naar een cultuur van samen?
• Hoe zetten we een visie op zorg neer die uitgaat van wat iemand nodig heeft?
• Hoe zorgen we voor verbinding en afstemming?
• Welk gedrag is daarbij effectief en passend?
• Hoe gaan we medewerkers onvoorwaardelijk ondersteunen?
  
  

Hoe zag het traject er in de praktijk uit?

Het traject dat wij samen met Thomashuis Asperen hebben doorlopen, begon met twee workshopdagen. Tijdens deze dagen hebben wij samen met het team een concrete visie op de toekomst neergezet. Wij hebben daarbij uitgebreid stilgestaan bij de droom en gewenste resultaten, zodat de visie goed aansloot op de wensen en behoeftes van iedereen binnen het team.

Daarnaast heeft het team stappen gezet in het opbouwen van vertrouwen, het vermogen om pittige gesprekken te voeren, overeenstemming te bereiken en persoonlijke verantwoordelijkheden te vergroten.

Dit heeft het team, met behulp van praktische oefeningen bereikt door zich kwetsbaar op te stellen, te leren elkaar aan te spreken maar ook door het beantwoorden van kritische vragen. Bijvoorbeeld:

• Hoe willen wij ons gedragen?
• Wat zou ons kunnen helpen?
• Wat is op dit moment het belangrijkste?

Op basis daarvan heeft het team een krachtig en inspirerend teamplan gemaakt met vier heldere en concrete doelen. Als afsluiting van de twee workshopdagen zijn bij elk doel twee doelbewakers aangesteld. Zij gingen aan de slag met een activiteitenplan. Hierin beantwoorden zij de vraag ‘Wat gaan jullie concreet doen om ervoor te zorgen dat jullie als team de doelen behalen?’.

Daarna ging het team zelf aan de slag. Eenmaal per kwartaal sloten wij aan voor een blanco integratie sessie: een bijeenkomst waarbij wij elke keer samen met het team de behaalde resultaten evalueren, bijstellen en monitoren.

We stonden elke sessie stil bij de successen, maar ook bij de teleurstellingen. Wat ging er goed? Waar ben je trots op? Maar ook: Waar heb je van gebaald? Wat wil je achter je laten? Vervolgens werden daar lessen uitgetrokken wat richting gaf aan de komende periode. Het monitoren ging met behulp van trajectmonitor. Dit is een tool waarin alle doelen en acties afzonderlijk gescoord konden worden door kleur te bekennen. Zo hadden we elk kwartaal een goed beeld van waar we stonden en – misschien nog wel belangrijker – wat er nog aangepakt moest worden.

Het resultaat van het traject

Het resultaat van het traject is dat het gehele team nu samenwerkt aan de vier doelen, weet wie waar verantwoordelijk voor is en welke acties ondernomen moet worden om de doelen daadwerkelijk te bereiken. Daardoor is iedereen bewuster aan het werk. De nadruk ligt hierbij op het samenwerken: tijdens het traject heeft het team elkaar beter leren kennen en is er een vertrouwensband opgebouwd. Ook in de communicatie is een flinke slag gemaakt. Teamleden zoeken elkaar op, ondersteunen elkaar en stellen kritische vragen.

Alle medewerkers weten nu dat zij elkaar onvoorwaardelijk steunen tijdens de werkzaamheden en durven zich nu kwetsbaar op te stellen. ‘We zijn weer een team’ is wat het team er zelf van zegt. En laat dat nu de basis zijn om samen doelen te bereiken. Daarnaast zijn zowel Sandra als Linda bewuster geworden van hun persoonlijk leiderschap. Dit passen zij nu op een goede wijze toe in de praktijk, waardoor het team steviger staat.

Hoe zorgen we ervoor dat het resultaat goed blijft?

Naast het team- ontwikkeltraject is het team ook gestart met de training ‘Omgaan met agressie en grensoverschrijdend gedrag’. De thema’s die speelden in het teamontwikkeltraject kwamen terug in deze training. In de jaren daarna kwamen we tweemaal per jaar terug om thema’s te bespreken met het team die op dat moment belangrijk waren.
Zo zorgen we er gezamenlijk met het Thomashuis ervoor dat de ontwikkeling in beweging blijft.
Wij zijn trots op deze langdurige samenwerking!

Benieuwd hoe Thomashuis de samenwerking met blanco heeft ervaren? Lees het hier!

René van Koningsbruggen

René van Koningsbruggen is mede-eigenaar van blanco-organisatieontwikkeling en een ervaren Triple-C trainer. Hij begeleidt teams en organisaties binnen de complexe zorg, met een focus op het creëren van perspectief en ontwikkeling. Zijn aanpak is optimistisch, kritisch en sensitief, waarbij hij uitgaat van vertrouwen en de overtuiging dat ieder mens handelt vanuit de juiste intentie. René’s missie is om beweging te brengen waar het vastloopt en zichzelf uiteindelijk overbodig te maken.

Volg mij op LinkedIn